Vorbildeinrichtung Stadtbibliothek Guben
2021 hat sich die Stadt Guben auf den Weg gemacht, um eine Smart City zu werden. Mithilfe digitaler Anwendungen, innovativer Technologien und Ideen soll die Stadt auch in Zukunft lebens- und liebenswert sein. Damit schlägt die Stadt keinen gänzlich neuen Weg ein. Einige Gubener Einrichtungen sind längst unterwegs in eine smarte Zukunft. Sie nehmen eine Vorbildrolle für Smart City ein. Zwei dieser Einrichtungen möchten wir Ihnen genauer vorstellen. Wir starten mit der Stadtbibliothek und einem Interview der Leiterin, Frau Winkler.
Warum hat sich die Stadtbibliothek dazu entschieden digitale Lösungen einzusetzen?
Dafür gab es zwei wesentlichen Gründe. Zum einen war die Software, die wir vorher nutzten, veraltet. Hier war eine Modernisierung notwendig. Zum anderen werden wir mit der Erweiterung unsere digitalen Anwendungen den Wünschen unserer Nutzerinnen und Nutzern gerecht. Immer wieder erreichen uns Vorschläge zur Digitalisierung unserer Services. Einige konnten wir nun umsetzen.
Was waren Ihre Erwartungen und die der Mitarbeitenden?
Unser Team sieht die Erweiterung unserer digitalen Services als großen Vorteil und geht mit Begeisterung an die Nutzung. Zu Beginn ist der Arbeitsaufwand etwas größer, da sich alle erst einmal in die neuen Programme einarbeiten müssen. Doch wenn das geschafft ist, ist es eine Arbeitserleichterung und alle Seiten gewinnen mehr Flexibilität und Unabhängigkeit.
Wie gestaltete sich die Einführung?
Zuerst einmal möchte ich sagen, dass wir Respekt vor dem Aufwand der Umstellung hatten. Uns ist von Anfang an bewusst, dass man sich nicht von heute auf morgen in ein neues Programm einarbeiten kann. Daher haben wir uns eine Woche Zeit genommen. In dieser Zeit war die Bibliothek geschlossen. Wir wurden durch unseren Servicepartner geschult, konnten viel ausprobieren und Anpassungen durchführen. Außerdem haben wir team-interne Schulungen für unsere Azubis durchgeführt, die durch die Berufsschule nicht an allen Einheiten unseres Servicepartners teilnehmen konnten.
Nach der einen Woche ging es dann direkt in die Anwendung im Arbeitsalltag und ich kann an dieser Stelle sagen, dass alles gut läuft. Kleinere technische Schwierigkeiten, wie zum Beispiel der noch zugängliche alte Online-Katalog samt nicht mehr funktionierender Verlängerungsfunktion, konnten mittlerweile behoben werden. Wie bereits erwähnt, braucht es etwas Zeit, bis sich alle eingearbeitet haben, aber wir sind auf einem sehr guten Weg.
Wie werden die neuen Anwendungen von Ihren Nutzerinnen und Nutzern angenommen?
Was direkt sehr gut angenommen wurde, ist die Möglichkeit Anschaffungsvorschläge digital einzureichen. Wer dies mit einem Benutzerkonto tut, kann sogar den Bearbeitungsstand des Vorschlages sehen. Wer lieber anonym etwas einreichen möchte, kann dies auch tun. Allerdings kann dann der Bearbeitungsstand nicht eingesehen werden.
Außerdem sehr positiv angekommen sind auch die Einführung der Erinnerungs-E-Mails sowie das einsehen der Ausleihhistorie. Beides sind Services, die wir auf Wunsch der Nutzerinnen und Nutzer umgesetzt haben. Selbstverständlich haben wir darauf geachtet, dass der Datenschutz berücksichtigt wird. Deshalb können wir als Mitarbeitende bspw. die Ausleihhistorie nicht einsehen. Allerdings erhalten wir eine Meldung, wenn ein Buch wiederholt ausgeliehen wird.
Erlauben Sie uns einen Blick hinter die Kulissen – Wie bearbeiten Sie Anschaffungsvorschläge?
Gerne können wir hier hinter die Kulissen schauen. Da sehen wir einmal mehr, dass die digitale und analoge Welt sinnvoll zusammengebracht werden. Nachdem ein Anschaffungsvorschlag eingegangen ist, überprüft die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit Zuständigkeit für das Genre, nach bestimmten Kriterien, ob wir das Buch kaufen oder nicht. Entscheidende Kriterien sind das Erscheinungsjahr und die Autorin bzw. der Autor. Es wird geschaut, ob wir schon andere Werke von ihr oder ihm haben, wie beliebt diese sind und ob sie oder er bspw. aufgrund einer kürzlich erhaltenden Auszeichnung von besonderer Aktualität ist.
Sind weitere digitale Anwendungen in Planung – wenn ja, welche?
Von Planung kann man nicht direkt sprechen. Aber es gibt eine digitale Anwendung bzw. Service, den wir perspektivisch zu einem noch nicht festgelegten Zeitpunkt in der Zukunft gerne umsetzen würden wollen. Das ist die Onlinebezahlung. Vor allem die Nutzenden, die ausschließlich die Onleihe verwenden, könnten sich dann den zusätzlichen Weg zur Bezahlung der Jahres- oder anderer Gebühren sparen. Aber auch alle anderen hätten dadurch einen Vorteil. Besonders jüngere Generationen nutzen immer seltener Bargeld. Daher wäre eine Möglichkeit zur digitalen Bezahlung aus unserer Sicht eine sinnvolle Ergänzung zum analogen Bezahlen mit Bargeld.
Was würden Sie anderen Gubener Einrichtungen mitgeben, die sich ebenfalls auf den Weg in eine smarte und digitale Zukunft begeben?
Wichtig ist es das Team mitzunehmen. Wenn es Zweifel oder Vorbehalte gegenüber digitaler Anwendungen gibt, sollten diese ernst genommen und besprochen werden. Was hier helfen kann, ist das Aufzeigen der Vorteile – am besten in der Praxis und nicht nur auf dem Papier. Das kann z. B. gelingen, indem man sich mit Einrichtungen austauscht, die bereits die gleichen oder ähnliche Anwendungen nutzen. Eine Vernetzung mit solchen Einrichtungen empfehle ich hier grundsätzlich. Man kann Wissen austauschen und Fehlentwicklungen vermeiden.
Eine weitere wichtige Komponente ist die Auswahl des richtigen Servicepartners. Bei öffentlichen Einrichtungen verläuft die Wahl aufgrund des Vergaberechtes etwas anders, als bei privaten Institutionen. Dennoch kann auch hier der Austausch von Erfahrungswerten mit anderen hilfreich sein.
Zu guter Letzt ist es, denke ich, wichtig an die Einführung digitaler Anwendungen mit einem gewissen Maß an Geduld und Fehlertoleranz heran zu gehen. Alles braucht seine Zeit und es kann auch etwas nicht auf Anhieb funktionieren – das ist hier nicht anders. Die Einführung ist auch ein Lernprozess und die Vorteile, die digitale Anwendungen sich mit sich bringen, sind es aus meiner Sicht wert, diesen Lernprozess einzugehen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Geführt hat das Interview Frau Handschick, Projektbearbeitung Smart City.
Auch Sie haben bereits Erfahrungen mit digitalen (smarten) Anwendungen? Dann schreiben Sie uns über das untenstehende Kontaktformular oder rufen Sie uns an: 03561 – 6871 1046